本次食堂开工吉日推荐会由学校后勤管理处联合本地餐饮协会共同筹备，参与人员涵盖校基建科、膳食科负责人，3家具备校园餐饮服务资质的承包商代表，以及学生膳食委员会的5名学生代表，筹备阶段，后勤处提前梳理了近3年校园食堂施工的各类案例，整理出避开暴雨季、期末备考期等关键时间节点的基础原则，还提前对接了3位有10年以上餐饮后勤规划经验的行业专家,确保推荐会的内容兼具专业性与实用性。
推荐会的场地选在学校后勤楼的小型会议室，现场摆放了去年新食堂升级时的施工进度表、不同时段校园人流分布的统计图表，还有近10个国内高校食堂开工的成功案例资料，方便参会人员随时查阅，筹备组还提前收集了学生代表提出的具体诉求，比如希望施工避开早中晚就餐高峰，减少对日常用餐的影响，这些诉求都被整理成了书面材料,在推荐会开场时就向所有参会人员做了说明。
推荐会上，专家没有直接给出单一的开工日期，而是结合3项核心参考依据给出了3组备选吉日，第一组依据校园作息安排，避开开学第一周、期中复习周、期末备考周等学生就餐需求集中的时段，推荐了10月中旬的3个工作日，这3天的校园人流数据显示，施工时段与就餐高峰的重叠时间仅为每天1小时,不会影响学生正常打饭。
第二组依据施工环境要求，避开当地的多雨季节与高温时段，推荐了9月底的2个晴好工作日，这两天的天气预报显示无降水，气温维持在22到26摄氏度，适合户外施工与室内装修同步推进，还能减少因天气原因导致的施工延误，第三组依据承包商的施工档期，结合3家承包商的现有项目进度，推荐了10月上旬的2个档期，这两个档期内的承包商均有足够的施工人员与设备投入,能保证食堂改造工程在45天内完成。
推荐会结束后，后勤处会在3个工作日内整理所有推荐的吉日信息，同步发送给所有参会人员，并组织学生膳食委员会开展线上投票，最终得票最高的2个吉日将作为备选开工日期，确定日期后，后勤处会提前7天在校园公告栏、官方公众号发布施工通知，明确施工的具体时段、施工区域，以及临时就餐点的位置，还会安排工作人员在施工期间每天巡查,及时协调施工中出现的问题。
针对学生关心的施工噪音与气味问题，后勤处还会要求承包商在施工区域设置隔音围挡，装修时选用符合国家环保标准的材料，施工时段内避开早6点前、晚10点后的休息时间，若出现突发的噪音或气味扰民情况，学生可以通过后勤处的24小时服务热线反馈,工作人员会在15分钟内到场协调解决。
本次食堂开工吉日推荐会的所有内容都围绕减少对师生的影响、保障施工质量展开，最终确定的开工日期会兼顾各方需求，施工过程中的各项安排也会提前公示，确保食堂改造工程顺利推进,为师生提供更舒适的用餐环境。